予実管理を行う上で最大のメリットは、プロジェクトの問題を「数値化」できること。
予実管理を行うことで、漠然と赤字になりそうだな…といった理解ではなく、何がどのくらい足りないのかが定量的に分析でき、スピーディーに対策できます。
予実管理をやってみたいけど、何から始めたらいいかわからない…という方、まずはエクセルを使った予実管理を体験してみませんか？
簡単な案件であれば、エクセルで管理することも可能です。
具体的にイメージしやすいように、Web制作会社が企業のコーポレートサイトの制作を受注した場合を例に挙げ、どのように予実管理を行っていくのかご紹介します。
こちらからお申込みいただきましたら無料でエクエル版WALZを配布しておりますので、当ブログとエクエルファイルを突き合わせながらご覧いただくとイメージしやすいと思います。
【Web制作会社が企業のコーポレートサイト（WordPress）の制作を受注した場合】
①まず、プロジェクトの概略を設定します。「納期」と「目的」を常に意識することが大切です。
1)プロジェクト名：株式会社△△△コーポレートサイト制作
2)ゴール：当プロジェクトによって達成すべき目標を掲げる
3)制作期間：開始日、終了日を明記する
4)各項目別の予算・担当者・工数等を設定する
5)社内で達成すべき目標を設定する
②次に、収支表（予実）を作成し、各項目ごとの予算と実績を把握します。
●各項目を設定する
6)収入（全体予算）：全体予算およびその内訳（会社経費・製造原価）
7)製造予算（製造原価）：制作に使用する予算と月別の平均予算
8)各支出項目
ex：-マネジメント：進行管理やクライアント交渉などのマネジメント費用
-お打ち合わせ：クライアントとのお打ち合わせ費用・訪問回数など特記事項をメモしておく
-企画・要件定義：デザインのテーマ、ワイヤーフレーム作成など企画段階の費用
-デザイン制作：デザイン費用・クライアントと修正回数の合意が取れればメモをしておく
-コーディング：コーディング費用・レスポンシブデザイン、アニメーションなど特記事項をメモしておく
-開発：WordPressの開発費用
-テスト：クロスブラウザテストや機能テストなどのテスト費用
③予実表を運用する
エクエル版WALZに日時工数管理表も同梱していますので、毎日工数を入力し各項目に対する工数を算出します。
そして、１週間ごとに工数を算出し、予実表に実績を入力します。
9)担当者の給与（時間単価）等を考慮しながら、各項目ごとに予算に対する実績を算出し、常に残予算を意識しながら作業に取り組む
ex：時間単価1,000円のメンバーが、1週間でデザインに5時間使った場合、実績に5,000円と入力します
これをプロジェクト終了まで毎週集計していきます
④プロジェクト終了後に振り返りを行い、総評や今後につながる分析を行います。
10)品質、コスト、納期等に対する評価、改善点などを定量的に振り返ります。
上記を案件ごとに行うことで、下記のようなメリットがあります。
★予算と実績、案件担当者の仕事量などが明確になり、適切なプロジェクト管理、組織管理が可能になる
★予算の割り振りや消化状況、残予算が把握でき、赤字に陥るのを防ぐことができる
★日々の工数や外注費などを一元管理できる
★数値に基づいた分析を行うことで、次のプロジェクトに活かせる
★振り返りを蓄積することで、今後の案件の参考資料になる
つまり、予実管理とは実際にプロジェクトに取り組む前の全体設計図のようなもの。予算に対してどんな作業が発生するのか、工数はどの程度必要か、その担当者は誰にすべきか、その場合の費用はいくらになるのか等々をできるだけ正確に洗い出し、適切に割り振ることが非常に重要です。こうしたことを経営者やプロジェクトリーダーだけでなく、現場の担当者一人ひとりが意識することでプロジェクトを成功に導くことができるのです。
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